… vi lyser ut en stilling som fagleder arkiv i seksjonen for fellestjenester.

Vi er på jobb for å skape en effektiv, sikker og miljøvennlig jernbanesektor.

Vi skal styrke aktivitetene våre innenfor dokumentasjonsforvaltning og søker deg som kan være en pådriver for å forbedre tjenestene vi allerede leverer, som kan hjelpe oss å utvikle nye tjenester og innføre en sterkere grad av teknologi/KI, slik at vi kan rigge oss for fremtiden for å enda bedre understøtte direktoratets saksbehandling.
Viktigst er at du er engasjert i hvordan dokumentasjonsforvaltning må og bør fornyes, forenkles og forbedres for å gjøre dokumentering enklere for alle ansatte i direktoratet. Vi er opptatt av at du har gode digitale ferdigheter, har interesse for informasjonssikkerhet og teknologiske muligheter.

Om stillingen

Som fagansvarlig dokumentforvalter/arkivleder vil du ha det utøvende ansvaret for arkivene og dokumentforvaltning i direktoratet. Du vil lede dokumentasjonsforvaltningsteamet på et strategisk og operativt nivå.
Dokumentasjonsforvaltning består i dag av 5 engasjerte, serviceinnstilte og dyktige kollegaer som er organisert som et team i seksjon for Fellestjenester. Teamet har ansvaret for driftsoppgaver som dokumentfangst, journalføring, kvalitetskontroll, brukerstøtte og opplæring. Vi har også funksjonelt ansvar for sak-/arkivsystemet Elements. 

Det kun den faglige ansvaret som ligger til denne stillingen, personalansvaret for de 5 medarbeiderne vil tilligge seksjonsleder for fellestjenester.

Dette vil du få ansvar for:

• overordnet fagansvar for teamet og dokumentasjonsforvaltning i direktoratet mht. drift- og utviklingsoppgaver
• lede medarbeidere i daglig drift, endring og utvikling
• forenkle, forbedre og standardisere tjenester og være pådriver for digitalisering og forenkling av arbeidsprosesser profilere faget og utvikle og implementere strategier
• videreutvikle informasjon-, dokumentasjons- og arkivforvaltning i direktoratet
• du skal forestå kvalitetsstyring av arkivfunksjonen, gi arkivfaglig veiledning, rådgivning og være en god samarbeidspartner til direktoratets enheter/seksjoner
• sikre at ansatte får nødvendig opplæring og brukerstøtte, være pådriver innen intern kompetansedeling og bidra til økt forståelse for arkivfaget i organisasjonen
• systemansvar for sak- og arkivsystemet
• representere fagområdet i relevante nettverk og fora internt og eksternt
• overordnet fagansvar for arkivarbeidet som omhandler administrativt arkiv og gradert arkiv
• selvstendig saksbehandling innenfor fagområdet arkiv
• utarbeide og vedlikeholde arkivplanen, instrukser og rutiner for saksbehandlingsprosesser og dokumenthåndtering samt bidra i prosjekt og utviklingsarbeid

Kvalifikasjoner

• gode lederegenskaper. Det er viktig at fagleder er motiverende og liker å gjøre andre gode.
• relevant høyere utdanning, fortrinnsvis på bachelornivå. Lang og relevant erfaring innen informasjons-/dokumentasjonsforvaltning kan kompensere for manglende bachelorgrad. 
• relevant erfaring fra offentlig arkiv. Kunnskap om lovverket som regulerer arkiv og saksbehandling i offentlig sektor
• god digital forståelse
• god kjennskap til saksbehandling- og dokumentforvaltningssystem
• må være oppdatert på NOARK og relevant lovverk innenfor arkivområdet.
• innsikt i hvordan digitalisering og prosessforbedringer kan bidra til mer effektiv oppgaveløsning
• god muntlig og skriftlig formuleringsevne
• kunne sikkerhetsklareres og autoriseres for HEMMELIG/NATO

Det er en fordel om du har:

• kjennskap til Elements/elements Next
• erfaring fra gradert arkiv
• erfaring med prosjektarbeid

Ved vurdering av den best kvalifiserte, legger vi vekt på utdanning, erfaring og personlig egnethet, oppfattede kommunikasjons- og samarbeidsevner, samt motivasjon for stillingen. 

For at vi skal kunne behandle søknaden din, må du legge ved vitnemål, karakterutskrifter og ev. attester ved søknaden innen søknadsfristen. Vitnemål kan lastes ned fra Vitnemålsportalen (vitnemalsportalen.no). Dersom du har utdanning fra utlandet, må den være godkjent av Direktoratet for høyere utdanning og kompetanse (hkdir.no). Godkjenningen må legges ved søknaden for at vi skal kunne behandle den.

Personlige egenskaper

• samfunnsorientert
• gode evner til kommunikasjon, samarbeid og relasjonsbygging
• evne til å prioritere oppgaver og sette retning
• serviceinnstilt og initiativrik med god gjennomføringsevne 
• strukturert, nøyaktig og kvalitetsbevisst
• løsningsorientert og endringsvillig

For å lykkes og trives i rollen må du like å jobbe med alle aspekter innenfor dokumentasjonsforvaltning, være god til å bygge relasjoner og være interessert i å utvikle fremtidsrettede løsninger som skaper verdi for direktoratet. 

Vi tilbyr

• et hyggelig arbeidsmiljø med gode kollegaer
• muligheter for personlig utvikling innenfor faget
• gode ordninger for pensjon, lån og forsikring i Statens pensjonskasse
• fleksibel arbeidstid, og mulighet for noe hjemmekontor og fri telefon
• sentral beliggenhet i Oslo, Bergen og Trondheim med god tilgang til offentlig kommunikasjon. 

Stillingen lønnes som arkivleder (kode 1072) i lønnsspennet kr. 700 000-950 000 brutto pr. år, avhengig av kvalifikasjoner. Høyere lønn kan vurderes for særskilt kvalifiserte kandidater. Fra lønnen trekkes 2 % lovfestet innskudd til Statens pensjonskasse.

Bli en del av Jernbanedirektoratet – hvor vi sammen skaper fremtidens jernbane med verdiene våre: Nytenkende, åpen, modig og kompetent.  

Vi ønsker medarbeidere med ulik kompetanse, livserfaring, bakgrunn, fagkombinasjoner og perspektiver. Det gir et mangfoldig arbeidsmiljø som setter oss i bedre stand til å løse oppgavene. Har du i perioder vært uten arbeid, utdanning eller opplæring er du også velkommen til å søke jobb hos oss. Vi tilrettelegger arbeidsplassen dersom du har behov for det. Vi oppfordrer deg til å krysse av i jobbportalen dersom du har funksjonsnedsettelse, hull i CV-en eller innvandrerbakgrunn.

Alle henvendelser behandles konfidensielt inntil søknadsfristens utløp. Deretter vil det bli satt opp offentlig søkerliste. Dersom du ønsker å reservere deg fra en offentlig søkerliste, må dette begrunnes. Du vil få beskjed dersom ønsket om reservasjon ikke blir tatt til følge. I samsvar med offentleglova § 25 vil offentlig søkerliste foreligge etter søknadsfristens utløp.

Kontaktinformasjon

May Kristin Fønnebø, HR og organisasjonsutvikling, 95721769

Arbeidssted

Biskop Gunnerusgate 14
0185 Oslo

Nøkkelinformasjon:

Arbeidsgiver: Jernbanedirektoratet

Referansenr.: 4992386849
Stillingsprosent: 100%
Fast
Søknadsfrist: 17.08.2025