Enheten vår er underlagt avdeling for Finans og organisasjon i Buskerud fylkeskommune, som en del av seksjon Mennesker og Organisasjon. Arkiv- og dokumentforvaltning har daglig forvaltningsansvar for arkiv, deponering, rådgivning og veiledning for hele organisasjonen, inkludert sakarkivsystemet Elements og andre fagsystemer. Enheten har ansvar for å videreutvikle og gi råd på arkiv og dokumentforvaltning og tilhørende fagprosesser med samarbeidspartnere og administrasjonen. Hovedoppgaver er blant annet dokumentbehandling og arkivering, behandlingsansvar for alt av arkivverdig dokumentasjon, utvikling i arkivsystemet og prosessansvar. I dette ligger blant annet å utarbeide og forvalte retningslinjer og rutiner for arkivering og dokumenthåndtering i fylkeskommunen. Enheten har 7 faste medarbeidere inkludert leder, og har kontorplass på fylkeshuset i Drammen.  

De som ansettes skal jobbe med daglige arkivoppgaver som kvalitetssikring, journalføring, arkivering, lesing av offentlig postjournal, lage og revidere rutiner og veiledninger. I tillegg vil det være behov for å holde kurs og planlegge kompetanseheving i organisasjonen, brukerstøtte og telefonansvar, jobbe med ordningsarbeid, pakking og avlevering av papirarkiver. Deltakelse på møter og utviklingsarbeid er en del av stillingen.
Konsulenten må ha evne til å foreta selvstendig faglige vurderinger, arbeide i team og bidra til at daglig arkivfaglig oppgaver blir gjennomført etter lovpålagte regler. 

Ved tilsetting skal det vurderes om de som søker også kan håndtere løpende driftsoppgaver, eksempelvis journalføring, kvalitetssikring og lesing av offentlig journal i dagens dokumentforvaltning, samt jobbe med rutiner rettet mot deponering og bevaring av arkivmateriale, brukerstøtte og opplæring. Kjennskap til Elements eller andre elektroniske arkivsystemer er en fordel. Rett profil er deg som er imøtekommende, pliktoppfyllende, ansvarsfull, strukturert, samarbeidsvillig og liker en rutinepreget arbeidshverdag.

Arbeidsoppgaver

• Postmottak og journalføring
• Kvalitetssikring og kontroll av offentlig postjournal
• Poståpning og skanning
• Besvare henvendelser fra brukerne
• Delta i utviklingsarbeid
• Bidra til å utvikle og kvalitetssikre rutiner
• Andre oppgaver i seksjonen ved behov

Kvalifikasjoner

Bachelor eller utdanning på tilsvarende fagområde som dokumentforvaltning. Du vil få stilling som konsulent eller spesialkonsulent avhengig av utdannelse.

Ønskede kvalifikasjoner:

• Minimum ett års erfaring med daglige driftsoppgaver fra arkiv i offentlig forvaltning
• Erfaring med å holde kurs og utvikling av kurs- og opplæringsmateriale
• Kjennskap til gjennomføring av risikovurderinger
• God kompetanse med bruk av IKT-verktøy
• Gode norskkunnskaper, både skriftlig og muntlig
• Erfaring med Elements
• Erfaring med dokumentsenterdrift for andre virksomheter

Personlige egenskaper

• Har faglig integritet, god arbeidskapasitet og arbeider selvstendig
• Arbeider nøyaktig, effektivt og strukturert
• Har gode kommunikasjonsevner, er imøtekommende og serviceinnstilt
• Er strukturert og jobber godt med andre, på tvers av fagmiljøer
• Løser oppgavene på en god måte samtidig som du tar vare på og motiverer dine kollegaer

'Personlig egnethet vil bli vektlagt.

Vi tilbyr

• Et spennende, utfordrende og utviklende oppgaver  
• Et faglig godt arbeidsmiljø med dyktige kunnskapsmedarbeidere  
• Faglig oppdatering og personlig utvikling gjennom deltagelse på kurs og konferanser 
• Lønn- og arbeidsvilkår i henhold til avtaleverk  
• Gode pensjons- og forsikringsordninger og fleksibel arbeidstid 

Kontaktinformasjon

Hayarpi Khachatryan, Enhetsleder arkiv og dokumentforvaltning, 41 68 58 13, hayarpik@bfk.no

Arbeidssted

Hauges gate 89
3019 Drammen

Nøkkelinformasjon:

Arbeidsgiver: Buskerud fylkeskommune

Referansenr.: 4956347940
Stillingsprosent: 100%
Fast
Søknadsfrist: 11.05.2025