Scandic Group & Meeting Norway jobber målrettet med innkommende forespørsler for å øke Scandics andel av totalmarkedet, optimalisere kapasitetsutnyttelse av hotellene og sikre en god kundeopplevelse. Vi jobber tett med revenue, og i samarbeid med utesalg har vi ansvar for å kartlegge potensial og sørge for å skreddersy de beste løsninger for kunden, med formål i økt kundelojalitet og gjensalg. Avdelingen er også ansvarlig for utfakturering av leverte tjenester på en profesjonell og nøyaktig måte. Vi søker nå etter Invoicing Agents som vil ha hovedansvaret for denne delen av kundereisen.

Stillingen som Invoicing Agent er ansvarlig for å sikre nøyaktig og rettidig fakturering for alle gruppe- og møtebestillinger. Rollen støtter avdelingen ved å administrere hele faktureringsprosessen, opprettholde økonomisk nøyaktighet, og sikre en smidig overgang fra arrangement til faktura. Denne stillingen spiller en nøkkelrolle i å sikre kundetrilfredshet og intern effektivitet gjennom presis og profesjonell administrasjon av utfakturering fra avdelingen.

Arbeidsoppgaver

• Utarbeide og sende fakturaer for gruppe- og møtebestillinger i henhold til enhver tids gjeldende frister
• Kryssjekke bookingdetaljer, kontrakter og leverte tjenester for å sikre nøyaktighet i posteringer og faktura.
• Samarbeide med salgsavdelingen og økonomi for å avklare fakturainformasjon
• Håndtere korrigeringer, kreditnotaer og kundehenvendelser knyttet til fakturering på en profesjonell måte.
• Holde oppdaterte oversikter over utestående fakturaer.
• Sikre samsvar med interne økonomiske retningslinjer og eksterne revisjonskrav
• Støtte prosesser ved månedsavslutning knyttet til Scandic Group & Meeting
• Levere ad-hoc rapporter og statistikker til ledelsen ved behov
• I høysesong: Håndtere henvendelser, utarbeide tilbud, følge opp pristilbud, og konverte forespørsler til avtaler i tråd med Scandics standarder og Scandic Group & Meetings rutiner

Kvalifikasjoner

• Dokumentert erfaring innen fakturering, økonomiadministrasjon, eller en tilsvarende back-office rolle.
• Detaljfokus og høy grad av nøyaktighet
• God fortåelse for økonomiske prosesser og faktureringssystemer
• Tidligere erfaring fra hotell- event- eller reiselivsbransjen er en fordel
• Gode kommunikasjonsevner på norsk og engelsk (skriftlig og muntlig)
• Dyktig i M365, spesielt Excel. Erfaring med booking-/økonomisystemer er ønskelig
• Gode organisatoriske evner, struktur og god på time management
• Evne til å jobbe selvstendig og samarbeide med flere avdelinger

Vi søker deg som er:

• Serviceinnstilt, kvalitetsbevisst og samarbeidsdyktig internt og eksternt
• Problemløser og ansvarsfull
• Strukturert, nøyaktig og med øye for detaljer
• Pålitelig og tillitsskapende

Søknader blir vurdert fortløpende og tiltredelse er snarest.

Vi ser frem til å høre fra deg!