Hvordan ser arbeidshverdagen ut?

Vi søker deg som er opptatt av hvordan kontorlokalene kan legge til rette for samhandling og samarbeid. Både fysisk, men også digitalt og gjennom ulike samhandlingsverktøy. Akkurat nå er vi midt i et flytteprosjekt hvor vi forbereder oss på innflytting i helt nye lokaler i Teknostallen.

I dette prosjektet har vi hatt fokus på å skape fleksible kontorløsninger som er tilpasset variasjonen av arbeidsoppgaver vi har i Sikt. Vi gleder oss veldig til innflytting.

Som administrasjonskoordinator vil du få en nøkkelrolle i å skape gode ansattopplevelser. Både i flytteprosessen, men ikke minst når vi etter hvert skal lære oss å bruke de nye lokalene våre. Det forventes at du tar et helhetlig ansvar for arealdisponeringen i lokalene våre, og involverer medarbeidere og ledere i videreutviklingen av kontorløsningene våre.

Du vil bli en viktig person i hverdagen til alle på kontoret og fysisk tilstedeværelse vil være en del av den gode servicen. Arbeidssted er Trondheim, og du vil bli del av et team med gode folk som har samme rolle i Oslo og Bergen. I tillegg vil du jobbe tett sammen med medarbeiderne i blant annet HR, intern IT og kommunikasjon. Stillingen gir gode muligheter for utvikling og kompetansebygging.

Ingen dager er like i stillingen som administrasjonskoordinator, og her er noen av oppgavene som du vil fylle dagene dine med:

• Løse planlagte og uforutsette behov medarbeidere og ledere i Sikt melder inn via saksbehandlingssystemet vårt
• Løpende kontakt med huseier og leverandører
• Koordinere mottak av nyansatte og sikre at alt er fysisk på plass ved oppstart
• Delta i lokale arbeidsmiljøgrupper og HMS-arbeid
• Legge til rette for møter i og utenfor egne lokal

Hvilken kompetanse er viktig i denne rollen?

Vi ser etter deg som har erfaring med

• inngå avtaler og følge opp leverandører
• digital samhandling gjennom verktøy som Teams eller lignende.
• intern kommunikasjon gjennom intranett, infoskjermer og informasjonsdeling på andre måter.
• saksbehandling gjennom ticketsystem. Vi bruker Request Tracker.

I denne stillingen har vi ikke spesifikke utdanningskrav. Det viktigste er at du har interesse for og er motivert for oppgavene i stillingen.  Personlig egnethet vektlegges særlig.

Hvem er du?

For å trives og utvikle deg i denne rollen tror vi det er en fordel om du liker varierte arbeidsdager. Du må kunne håndtere uforutsette ting som dukker opp. Du trives blant folk og synes det er meningsfullt å hjelpe andre. Du klarer å holde oversikt og følge opp mange aktiviteter som skjer samtidig. Andre beskriver deg gjerne som løsningsorientert, serviceinnstilt og med god evne til å jobbe systematisk. Det er viktig at du selv ser når det er riktig å samarbeide med andre for å komme fram til gode løsninger. 

Hvorfor velge Sikt? 

Vil du jobbe med et av Norges viktigste samfunnsoppdrag? I Sikt bidrar du direkte til å gjøre forskning og kunnskap tilgjengelig for alle. Tjenestene vi leverer har stor verdi, på både individ- og samfunnsnivå. 

Sammen skal vi skape Norges beste offentlig arbeidsplass! Dét er et ambisiøst mål. For å lykkes må vi legge til rette for at alle ansatte synes det er spennende og meningsfullt å gå på jobb, hver dag. Derfor strekker vi oss langt for at alle skal ha det godt i Sikt. 

Alle ansatte får mulighet til å påvirke hvordan oppgaver skal løses, og rom til å planlegge egen arbeidshverdag. Vi vet at livet skjer, derfor synes vi det er viktig å legge til rette for en god balanse mellom jobb og fritid.

Vi tilbyr deg en lærerik arbeidshverdag i et dyktig og moderne teknologimiljø. Hos oss kryr det av dedikerte fageksperter på alt fra HR og jus til koding, personvern og cybersikkerhet. Men først og fremst får du et arbeidsmiljø preget av rom til å både prøve, feile og lære. 

Her er noen flere grunner til at vi trives i Sikt: 

• Avtale om hjemmekontor og fleksitid, slik at du kan tilpasse både arbeidssted og arbeidstid når oppgavene dine tilsier det.
• Gode muligheter for kompetanseutvikling.
• 7,5 timers arbeidsdag, inkludert lunsjpause.
• En time i uka til fysisk aktivitet i arbeidstiden, med lønn.
• Gode utstyrsordninger for mobil, PC, hodetelefoner og løsninger for hjemmekontoret, med mer.
• Fri med lønn på jul- og nyttårsaften, og til feiring av andre religiøse og nasjonale høytidsdager.
• Mulighet for å jobbe inntil to dager med veldedige og samfunnsnyttige formål per år.
• Moderne kontorlokaler med sentral beliggenhet i Trondheim, Oslo og Bergen.
• Medlemskap i Statens pensjonskasse, med konkurransedyktige pensjons- og forsikringsordninger.

Før du søker

Når du søker trenger du ikke å skrive et eget søknadsbrev. I stedet vil du få noen spørsmål som du må svare på i søknadsportalen som erstatter søknadsbrevet. Det er viktig at du fyller ut CV i søknadsportalen utfyllende slik at vi får et riktig bilde av den erfaringen du har. 

Vi ber om at du legger ved dokumentasjon på utdanning og arbeidserfaring.
Gyldig dokumentasjon på utdanning er digitalt signert PDF med utdanningsresultatene dine fra Vitnemålsportalen. Hvis du har tatt hele eller deler av utdanningen din i utlandet, må du legge ved en autorisert oversettelse av papirer og vitnemål, i tillegg til godkjenning fra NOKUT (https://www.nokut.no/) eller Direktoratet for høyere utdanning og kompetanse (https://hkdir.no/). 
For å dokumentere tidligere arbeidserfaring kan du legge ved en utfyllende attest eller en bekreftelse fra arbeidsgiver.

I Sikt er vi opptatt av at alle skal være velkomne. Det vil si at dersom du tror denne stillingen passer bra for deg, håper vi at du søker, uavhengig av etnisitet, religion, kjønn, alder, seksuell orientering, funksjonsevne og livserfaring. Vi vil legge til rette og gjøre nødvendige tilpasninger slik at du kan gjøre en god jobb!

Vi gjør oppmerksom på at søkerlisten er offentlig jf. offentlighetsloven § 25. Du kan be om unntak fra å bli oppført på den offentlige søkerlisten ved å krysse av for og begrunne dette i søknaden. Du får beskjed dersom vi ikke kan imøtekomme ønske ditt.