Stiftelsen Nordre Aasen er en stolt ideell organisasjon som siden 1957 har tilbudt helhetlige bo- og omsorgstjenester samt habiliteringstjenester. Vi har lokasjoner både i Kapellveien, Hans Nielsen Hauges gate og i Kyrre Grepps gate, og denne stillingen er tiltenkt å ha arbeidssted i Kapellveien. Stillingen har også tett samarbeid med helsesekretærer på barnehabiliteringen på Oslo Universitetssykehus Ullevål. 

Vi har behov for et svangerskapsvikariat på minimum 1 år, og søker derfor etter deg som har erfaring fra å jobbe på kontor i helsesektoren. Oppstart så raskt som mulig er ønskelig, men ikke et krav. Det kan også bli aktuelt å forlenge vikariatet. 

Vi søker deg som trives med varierte arbeidsoppgaver. Du vil være en del av vårt administrative team bestående av fem personer, som er fordelt på to av lokasjonene våre. Vårt team har som mål at vi skal gjøre hverdagen til våre kollegaer enklere, og at de som kontakter oss får svarene de trenger.   

Arbeidsoppgaver

• Være det første smilet våre besøkende møter hos oss 
• Systemadministrasjon og superbruker i vårt journalsystem AdCuris
• Håndtering og registrering av henvisninger
• Registrering og oppsett av diagnostiske utredninger på senteret
• Svare på telefonhenvendelser
• Ajourhold i journalsystemet vårt
• Sette opp og håndtere legenes avtaler
• Håndtering av inn- og utgående post og bestilling av varer
• Digital arkivering
• Oppfølging av løpende avtaler
• Lage arbeidsbekreftelser
• Administrasjon av kurs – alt fra påmelding til fakturering. 
• Og andre ting som dukker opp i løpet av en dag

Kvalifikasjoner

• Helse- eller medisinsk sekretær, men relevant erfaring kan kompensere for manglende formal kompetanse 
• Erfaring fra administrativt arbeid
• God systemforståelse og evne til å lære nye systemer fort
• God kjennskap til M365 – Teams, Outlook, Word, Excel etc
• Erfaring med ett eller flere journalsystem fra sykehus/spesialisthelsetjeneste er et ønske, men ikke et krav.

Personlige egenskaper

Vi søker etter deg som drives av å hjelpe andre, og som får ting gjort. Det er viktig for oss at du er et ja-menneske, og at du evner å søke svar på ting du lurer på. I tillegg vil du være den første og siste våre besøkende treffer, så du er utadvendt og smilende. 

Vi trenger en som jobber selvstendig, og som lærer fort. Stillingen er en blanding av rutineoppgaver og å løse ulike problemstillinger på stående fot, så du må være en type som trives med begge deler. Du må evne å systematisere arbeidsdagen din selv, og trives med å prioritere. Samtidig ser du også verdien i de små tingene som gjør at vi alle får en litt bedre dag på jobb. 

Personlig egnethet vil bli vektlagt

Vi tilbyr

• Masse varme og en flott arbeidsplass for alle
• Mulighet for tilpasning av stillingsinnhold
• Mulighet til å styre egen arbeidshverdag og ta selvstendige beslutninger
• Varierte arbeidsoppgaver
• God forsikrings- og pensjonsordning
• Bedriftshelsetjeneste
• Lønn etter avtale.

Kontaktinformasjon

Alexandra Hoel, økonomi- og administrasjonsleder, +47 97707991

Arbeidssted

Kyrre Grepps gate 11
0481 OSLO

Nøkkelinformasjon:

Arbeidsgiver: Stiftelsen Nordre Aasen

Referansenr.: 4986075894
Stillingsprosent: 100%
Vikariat
Sluttdato: 31.08.2026
Søknadsfrist: 01.08.2025