Om stillingen

Vi er på jakt etter en person som vil jobbe med innkjøp for Universitetet i Oslo (UiO) sin ledelse og fellesadministrasjon. Stillingen som innkjøper vil inngå i et team med 3 andre innkjøpere som er ansvarlig for bestillinger og fakturabehandling. Som innkjøper i teamet vil du få ansvar for å håndtere bestillinger og fakturaer for spesifikke avdelinger i fellesadministrasjonen, og ellers bistå andre innkjøpere ved behov.

Seksjon for innkjøp har 23 årsverk som arbeider strategisk og operativt innen styring og oppfølging av universitetets anskaffelser.

Hovedoppgavene er etablering og forvaltning av rammeavtaler og enkeltanskaffelser, veiledning, rådgiving og opplæring av UiOs enheter, rapportering av KPI-er og ulike økonomiske analyser.

Det er innført elektronisk systemstøtte for hele prosessen Behov til betaling (BtB): behovsanalyse og -innrapportering, konkurransegjennomføring, kontraktsadministrasjon, bestilling, betaling, regnskap, analyse og rapportering.

Vi benytter Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) sine økonomisystemer (UNIT4 ERP).

Vi legger vekt på god opplæring og personlig utvikling. Det betyr at du kan få mulighet for endrede og utvidede arbeidsoppgaver hos oss.

Les mer om UiO: Forsiden – Universitetet i Oslo

Les mer om Seksjon for innkjøp og Avdeling for økonomi- og virksomhetsstyring: Avdeling for økonomi- og virksomhetsstyring – Universitetet i Oslo

Dine arbeidsoppgaver vil i hovedsak være:

• Opprette innkjøpsordre basert på innmeldt behov, og sørge for at gjeldende lover, regler og retningslinjer overholdes. 
• Kontering og fakturaoppfølging.
• Varemottak.
• Rapportering.
• Bidra til at UiO foretar de økonomisk mest fordelaktige kjøpene.
• Følge opp bestillinger ifht. leverandør.
• Bidra i opplæringsvirksomhet innenfor BtB-prosessen, som f.eks. en-til-en-veiledning til andre innkjøpere/fagrekvirenter, utarbeidelse av veiledningsmateriell m.m.
• Bidra i utviklingsarbeid for BtB-prosessen.

Kvalifikasjoner 

Du må ha:

• Utdanning på høyere nivå innen økonomi/administrasjon, minimum bachelor. Realkompetanse med relevans for de aktuelle oppgavene kan kompensere for utdanningskravet.
• God økonomiforståelse.
• God prosess- og systemforståelse.
• Gode IT-ferdigheter, og god evne til å lære nye systemer. Kjennskap til UNIT4 er ønskelig.
• Erfaring knyttet til forbedring og utvikling av rutiner og prosesser.
• God skriftlig og muntlig fremstillingsevne i norsk.

Vi søker etter deg som er/har: 

• Nøyaktig, selvstendig og fleksibel.
• Serviceinnstilt.
• Gode samarbeidsevner, er en lagspiller.
• Positiv og løsningsorientert.
• Høy arbeidskapasitet.
• Initiativrik, utviklingsorientert og ansvarsbevisst.

Personlig egnethet vil bli vektlagt.

Vi tilbyr:

• Spennende og meningsfylte arbeidsoppgaver i en virksomhet med et viktig samfunnsoppdrag, som bidrar til kunnskapsutvikling, utdanning og opplysning som fremmer en bærekraftig, rettferdig og kunnskapsbasert samfunnsutvikling.
• Et hyggelig arbeidsmiljø.
• Et godt fagmiljø og gode utviklingsmuligheter.
• Opplæring i vår systemportefølje og våre prosesser.
• Mulighet for å påvirke egne arbeidsoppgaver.
• Fleksibel arbeidstid og mange gode velferdsordninger, herunder mulighet for inntil 1,5 time i uken med trening i arbeidstiden, felles sommer- og vinteraktivitetsdager m.m.
• God pensjonsordning i Statens pensjonskasse. 
• Lønn som førstekonsulent, SKO 1408 fastsettes etter en individuell vurdering innenfor et spenn på kr. 575.000-615.000 avhengig av kompetanse og erfaring. For spesielt kvalifiserte kandidater kan innplassering som seniorkonsulent, SKO 1363 være aktuelt, innenfor et spenn på kr. 615.000-665.000 . 

Les mer om fordelene med å jobbe i staten i Arbeidsgiverportalen.

Inkluderende arbeidsliv og mangfold ved UiO

Inkludering og mangfold er en styrke. UiO har et personalpolitisk mål om å oppnå en balansert kjønnssammensetning, og å rekruttere personer med innvandrerbakgrunn. Videre ønsker vi medarbeidere med ulike kompetanser, fagkombinasjoner, livserfaring og perspektiver. Vi vil tilrettelegge for medarbeidere som har behov for det. 

Vi håper på at du søker på stillingen hos oss. 

Søknad

Søknaden skal inneholde:

• Søknadsbrev.
• CV.
• Vitnemål og attester.
• Kontaktinformasjon til 2-3 referanser (navn, tlf.-nummer, e-postadresse og opplysning om tilknytning til søker).

UiO benytter rekrutteringssystemet Jobbnorge. Søknad (med vedlegg) må sendes inn via dette (klikk “Søk stillingen”).

Når du søker på stillingen, ber vi deg om hente utdanningsresultatene dine fra Vitnemålsportalen.no. Om utdanningsresultatene dine ikke er tilgjengelige via Vitnemålsportalen, ber vi deg om å laste opp kopier av vitnemålene eller karakterutskriftene dine. All dokumentasjon må være på engelsk eller et skandinavisk språk. Eventuelle oversettelser må være attesterte.

Vi gjør oppmerksom på at søknaden blir vurdert ut i fra informasjonen som foreligger ved søknadsfristens utløp. Sørg derfor for at søknaden din tydelig viser hvordan dine ferdigheter og erfaringer oppfyller de kriteriene som er beskrevet overfor.

Generell informasjon

Aktuelle søkere vil bli invitert til intervju.

Søkerlister kan bli offentliggjort iht. Offentleglova § 25 andre ledd. Når du søker på jobb hos oss vil navnet ditt stå på den offentlige søkerlisten. Det er mulig å be om å bli unntatt fra denne listen. Du må i så tilfelle begrunne hvorfor du ønsker unntak fra offentliggjøring, og vi tar deretter stilling til om vi kan innvilge ønsket ditt.