Om stillinga

Vi søkjer ein sekretær som vil vere med og leggje til rette for at statsråden, to statssekretærar, ein politiske rådgivar og departementsråden har ein mest mogleg effektiv og hyggjeleg arbeidsdag. 

Som sekretær hos oss vil du få arbeidsoppgåver som krev at du yter god service til ei rekkje aktørar, både internt og eksternt. Du vil jobbe tett saman med to andre drivne sekretærar for å sikre god arbeidsdeling, sjølvstende, fleksibilitet, kommunikasjon og samarbeid. Det er viktig at du trivst med å møte ulike menneske med ei open og fleksibel haldning. Vi verdset integritet, hjelpsemd og godt humør, spesielt i stressande situasjonar. Vi legg stor vekt på eit godt og trygt arbeidsmiljø og håpar du vil bidra aktivt til dette.

Stillinga rapporterer direkte til departementsråden.

Arbeidsoppgåver

Hovudoppgåva vil vere å hjelpe statssekretærane, men du vil òg ha andre varierte arbeidsoppgåver. 

Du vil:

• ha ansvar for å styre kalendrar og booke møte med både interne og eksterne partar
• ha ansvar for å fasilitere møte og arrangement der departementsråden og politisk leiing deltek
• bestille og koordinere reiser (transport-, fly- og hotellbestillingar)
• hjelpe til med løpande administrative oppgåver på kontoret, mellom anna klargjere dokument til regjeringskonferansar og statsråd på slottet
• følgje opp andre behov i den øvste leiinga

Kvalifikasjonar

Du må ha:

• relevant utdanning, gjerne innan kontor og administrasjon eller liknande. Relevant erfaring kan kompensere for manglande formell utdanning;
• relevant erfaring med leiarstøtte;
• god formidlingsevne på norsk og engelsk, både skriftleg og munnleg;
• god digital kompetanse, vi bruker mellom anna MS Office, Websak, SharePoint og Teams.

Ønskjelege kvalifikasjonar:

• relevant erfaring med liknande oppgåver
• erfaring frå offentleg sektor og kjennskap til politiske prosessar

Personlege eigenskapar:

For å lykkast i stillinga må du vere godt organisert, nøyaktig og strukturert. Det er viktig at du evnar å prioritere mellom oppgåver og trivst med ein hektisk kvardag der du må kunne handtere endringar, uføreseielegheit og tidspress. 

Vidare er det viktig at du:

• trivst med å yte service på høgt nivå
• er omgjengeleg og fleksibel og kommuniserer godt
• er god til å ta avgjerder og har god evne til problemløysing og læring
• evnar å sjå kva som må gjerast, tek initiativ og får jobben gjord på ein effektiv måte
• arbeider godt sjølvstendig og i lag med andre

Vi legg stor vekt på personlege eigenskapar.

Den som blir tilsett i stillinga må kunne klarerast for tilgang til informasjon gradert HEMMELIG etter sikkerhetslova.

Vi bruker bakgrunnssjekk frå Semac i rekrutteringsprosessane våre, og godkjend bakgrunnssjekk er ein føresetnad for tilsetjinga.

Vi tilbyr

• innplassering som 1363 seniorkonsulent eller 1434 rådgjevar med brutto årsløn frå kr 550 000,- til 730 000,- (for spesielt kvalifiserte søkjarar kan høgare løn vurderast).
• trivelege lokale midt i Oslo sentrum med eit godt kantinetilbod
• fleksibel arbeidstid, med sommar- og vintertid
• høve til å trene i arbeidstida, tilgang til treningsrom og treningstilbod
• medlemskap i Statens pensjonskasse (SPK) med gode vilkår for pensjon, bustadlån og forsikring
• introduksjonsprogram for nytilsette og gode høve til kompetanseutvikling gjennom KUD-skolen
• eit kunnskapsrikt, inkluderande og uformelt arbeidsmiljø

Stillinga inngår i ei vaktordning.

Inkluderande arbeidsliv og mangfald

Vi meiner at mangfald er ein styrke. Vi ønskjer medarbeidarar med ulik kompetanse og livserfaring og ulike fagkombinasjonar og perspektiv slik at vi kan løyse oppgåvene våre endå betre.

Kultur- og likestillingsdepartementet har som mål å tilsetje fleire personar frå underrepresenterte grupper. Les meir om krava for positiv særbehandling på Arbeidsgivarportalen.

Vi vil leggje til rette for medarbeidarar som har særskilde behov. Aktuelle tiltak kan til dømes vere å skaffe tekniske hjelpemiddel, tilpasse møblar eller endre rutinar, arbeidsoppgåver og arbeidstid.

Slik søkjer du

Vi er opptekne av kva du kan, og kva erfaringar og kompetanse du har. Derfor vil vi stille deg nokre faglege spørsmål i staden for å be deg skrive ein søknadstekst. 

I portalen er det viktig at du:

• svarer på spørsmåla du får innleiingsvis. Spørsmåla erstattar søknadsbrev/tekst
• fyller ut CV-feltane i portalen (sjølv om du legg ved ein ferdigutfylt CV). Dette er nødvendig mellom anna for å vareta kravet om fullstendige søkjarlister;
• lastar opp vitnemål/karakterutskrifter (som kan hentast direkte frå Vitnemålsportalen) og relevante attestar.

Offentleg søkarliste og kontakt

Dei som søker, må vere merksame på at opplysningar om dei kan bli offentleggjorde sjølv om søkarane ber om ikkje å bli oppførte på den offentlege søkarlista. Departementet vil svare på krav om unntak frå den offentlege søkarlista før ho blir offentleggjord.

Vil du vite meir om stillinga, kan du ta kontakt med fagdirektør Elisabeth Thorsvik på telefon 22 24 78 24 eller senior rekrutteringsrådgiver Trine Havnes Mykløy på telefon 959 289 40